Ulkoistaminen on jossain määrin ristiriitainen käsite, johon liittyy runsaasti väärinymmärryksiä. Oikein tehtynä ulkoistaminen tarjoaa yritykselle mahdollisuuksia keskittyä ydinosaamiseensa, väärin toteutettuna tuloksena voi olla epäonnistumisia.
Milloin kannattaa ulkoistaa?
Ulkoistaminen on erityisen toimiva ratkaisu silloin, kun yritys ylläpitää useita oheistoimintoja varsinaisen ydintoimintansa rinnalla, ja näiden oheistoimintojen työllistävä vaikutus vie huomattavia resursseja niin rahakäytön kuin henkilöresurssienkin puolella. Muutaman hengen yrityksessä on vielä perusteltua, että samat työntekijät hoitavat valmistuksen, IT-toiminnot, siivouksen, lounaan valmistuksen, kuljetukset ja markkinoinnin. Melko pian saavutaan kuitenkin pisteeseen, jossa yrityksen kasvun kannalta on parempi ulkoistaa ainakin osa näistä toiminnoista. Jos yritys esimerkiksi myy käsin valmistettuja tuoleja, on järkevämpää käyttää puuseppien työaikaa tuolien valmistamiseen kuin verkkokaupan ylläpitoon tai markkinointiin sosiaalisessa mediassa.
Nopeimmin ulkoistamisen tarve tulee esille sellaisilla kohdealueilla, joihin vaaditaan runsaasti kalustoa. Puusepänverstaan ei kannata hankkia omaa palvelinsalia, sillä IT-laitteiston ylläpito ei liity yrityksen ydinosaamiseen millään tavoin. On myös joissain määrin kyseenalaista, kannattaako talon paras puuseppä kouluttaa verkkomarkkinoijaksi. Hänellä saattaa olla siihen luontaiset edellytykset, mutta todennäköisimmin hänestä saadaan eniten tuottoa ammatissa, johon hän on kouluttautunut ja jonka hän mieltää palkitsevaksi. Hankkimalla IT-osaamisen ja verkkomarkkinoinnin alihankkijalta, yritys voi keskittyä omaan osaamiseensa ja pitää työntekijänsä tyytyväisempinä.
Milloin ei kannata ulkoistaa?
Kun yrityksen ydinosaaminen on hyvin erikoistunutta ja osaavien tekijöiden kouluttaminen tapahtuu pitkälti tekemisen kautta, ydintoimintojen ulkoistaminen ei ole toimivin mahdollinen vaihtoehto. Ulkoistettu työntekijä saattaa menettää luottamuksensa yritykseen ja siirtyä toiselle työnantajalle tai vaihtaa alaa. Mitä erikoistuneempi ala, sitä enemmän kustannuksia tulee uusien huippuosaajien kouluttamisesta ja työn kautta tapahtuvasta harjoittelusta.
Kannattaa myös huomioida se, että ulkoistetun työntekijän työn johtaminen hoidetaan alihankintayrityksen kautta. Siinä, missä talon omalle suunnittelijalle voidaan tarjota työtehtäviä suoraan, ulkoistetun työntekijän tehtävänkuvassa tapahtuvat muutokset on kierrätettävä alihankkijan kautta. Alihankintaan perustuvassa tuotannossa keskiportaan johdon ja selvien vastuurakenteiden merkitys nousevat huomattavaan osaan. Raportointi, organisointi ja päätösketjun läpikäyminen saattavat kuluttaa huomattavasti työtunteja, joita voidaan käyttää varsinaiseen tuottavan tason työntekoon silloin, kun väliportaat on saatu pidettyä minimissään.